Une boîte à outils opérationnelle pour analyser son organisation

jeudi 14 juin 2018, par Bruno Benque

Dans un environnement mouvant, les cadres de santé managers doivent souvent apporter des modifications à leur organisation. L’ouvrage « Analyser un poste de travail ou un service », d’Hugues Marchat, se propose de les aider à analyser l’existant en mode projet et d’identifier, tester et mettre en place des solutions. Ce livre se veut une boîte à outils 100% opérationnelle pour analyser son organisation de travail.

Quels sont les déterminants qui nous permettent de maîtriser l’organisation d’un service et de mettre en cohérence l’ensemble des postes de travail qui le composent ?

Une analyse de l’existant en mode projet

Hugues Marchat, fondateur du Cabinet Allience Bretagne, spécialisé en conseil auprès des TPE-PME, propose, dans son ouvrage « Analyser un poste de travail ou un service » publié aux Éditions Gereso, une boîte à outils 100% opérationnelle pour organiser une organisation de travail. Il y affirme la nécessité de revisiter régulièrement les postes de travail afin de gagner en agilité pour faire face aux changements auxquels l’organisation est perpétuellement soumise, optimiser les procédures et mieux répartir les tâches afin de prévenir les conflits. Pour ce faire, il nous propose une analyse en mode projet en deux phases, la préparation du projet d’analyse, puis le pilotage de ce projet avec, in fine, son évaluation.

Préparer le projet d’analyse

Durant la première phase, Hugues Marchat recommande donc d’identifier les problèmes éventuels et leurs conséquences sur l’organisation. Puis vient le temps de l’analyse qualitative, réalisée notamment sous la forme d’interviews de collaborateurs et de mise en place de groupes de travail réduits, après quoi une modélisation de l’existant sera effectuée. L’analyse quantitative se construit, quant à elle, à partir de chronométrage et de pendulage de tâches répétitives, d’observations instantanées de processus ou de comptage de documents. Elle doit elle aussi être modélisée afin d’en extraire une analyse pertinente. Cette phase se termine par un diagnostic sur la situation qui met en balance les points forts et les points faibles de l’organisation.

Identifier, tester et mettre en place les solutions

La phase de pilotage débute par l’identification d’un ou plusieurs axes de solutions qui seront modélisés afin d’en faciliter la communication après de l’équipe, mais aussi le formation et l’édition de documents didactiques. C’est le moment où le manager affirme ses compétences en termes d’accompagnement de ses collaborateurs au changement, par une bonne communication, la mise en place de formations pertinentes et un suivi personnalisé, si besoin, de certains acteurs de l’équipe. Les solutions ainsi ciblées doivent être testées,rappelle Hugues Marchat, avant d’être mises en œuvre.

Nous avons particulièrement aimé les nombreux outils mis à disposition dans cet ouvrage pour aider, à chaque étape du projet d’analyse, le manager à formaliser les acquis de son travail. Tableaux, agendas, rétroplannings, plans d’action et autres son proposés à chaque chapitre et seront d’une utilité significative pour mener à bien ce projet d’analyse. Un ouvrage pratique et didactique qui lui permettra d’auditer simplement son organisation ou un poste de travail et lui fera gagner en efficacité.

Analyser un poste de travail ou un service
Hugues Marchat
Èditions Gereso, avril 2018
125 pages, format papier 19€, e-book 13,99€

Bruno Benque
Rédacteur en chef www.cadredesante.com
bruno.benque@cadredesante.com
@bbenk34


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