Des outils pertinents pour analyser son organisation

Au détour d’une évolution de la législation, de l’environnement ou des missions d’un service, la manager se doit de formaliser les ajustements à apporter dans l’organisation mise en place. Il doit donc réactiver ses connaissances sur le management de projet afin de mener à bien ces ajustements. Dans son ouvrage « Analyser un poste de travail ou un service », Hugues Marchat nous propose une boîte à outils opérationnelle qui nous guidera tout au long du processus. Parmi les étapes importantes de celui-ci, une cartographie de l’existant pour commencer et une valorisation des acteurs ayant participé au projet pour finir.

En tant que manager de Santé, il est nécessaire de revisiter régulièrement l’organisation mise en place au niveau d’un service ou d’un pôle afin d’adapter les processus à l’environnement ainsi qu’à l’évolution des besoins, à la fois des patients, de l’institution ou des soignants.

Réactiver ses connaissances sur le management de projet

C’est le moment où il faut réactiver ce que l’on a appris en IFCS ou autre école de management pour mener une démarche d’analyse organisationnelle pertinente. Car celle-ci ne s’improvise pas et nécessite des outils et une méthodologie spécifique. Dans son ouvrage « Analyser un poste de travail ou un service », édité aux Éditions Gereso, Hugues Marchat, fondateur d’un cabinet spécialisé en conseil, accompagnement et formation dans les entreprises, reprend les préceptes de la conduite de projet et les ajuste pour les mettre en cohérence avec l’analyse des postes de travail. Il propose ainsi au manager une méthode clés en mains pour auditer simplement un service ou un poste de travail aux moyens de documents immédiatement opérationnels pour nous mettre à disposition la boîte à outils indispensables complète et modulable pour gagner en efficacité.

Établir une cartographie de l’existant comme base du projet à conduire

Cet ouvrage se veut comme un guide pour mener un projet d’analyse à réaliser en équipe, avec des étapes simples, pour poser les bonnes questions au bon moment et pour mettre en œuvre des techniques afin d’atteindre l’objectif, d’anticiper les éventuels obstacles ou réagir face aux événements qui peuvent survenir. Il s’agit enfin de mettre en place un système de communication qui permet à l’ensemble des acteurs d’avoir les bonnes informations afin qu’ils puissent jouer leur rôle dans le projet. Il dessine ainsi trois phases du projet, déclinées en 10 étapes.

La première phase consiste donc à préparer à préparer le projet d’analyse, avec une prise en compte du pré-diagnostique par une analyse de l’existant sur les plans qualitatif est quantitatif, et à dégager les points forts et les points faibles de l’organisation. Les outils proposés visent à donner une cohérence du projet avec la politique de l’entreprise avec l’évolution du contexte global, ainsi qu’avec les projets déjà en cours. À ce stade, il faudra attribuer des rôles clairs aux acteurs, formaliser des objectifs mesurables et atteignables et identifier les ressources disponibles, humaines et matérielles. Il faudra enfin bien communiquer sur ce projet, avec des moyens engagés en adéquation avec les objectifs à atteindre et établir un planning exhaustif et validé par l’ensemble des acteurs.

Valoriser les acteurs qui ont participé au projet et prévoir un plan d’amélioration

La deuxième phase proposée par Hugues Marchat concerne le pilotage du projet. Il s’agit de rassembler les informations sur l’avancement du projet de mettre à jour le planning et éventuellement son budget. Il faut, à ce stade, réunir les bases documentaire, assurer les actions de reporting et communiquer autour de l’avancement du projet. Ces actions seront renouvelées autant que de nécessaire afin de réaliser, à chaque fois, une nouvelle planification dans les cas où de nouveaux éléments apparaîssaient.

Vient enfin la troisième phase de finalisation du projet et de son bilan, qui consiste à rassembler tous les documents du projet à réunir les acteurs afin d’analyser les points positifs et négatifs de la nouvelle organisation et de construire un plan d’amélioration. Tous les acteurs du projet doivent donc être rassemblés, remerciés et félicités publiquement, et les points positifs et négatifs doivent être analysés de manière exhaustive et constructive. Un archivage des documents doit être enfin organisé et optimisé pour une exploitation future.

Cet ouvrage a une vocation très opérationnelle, avec des outils facilement exploitables sur le terrain. L’acquisition de ce livre, qui comporte, en conclusion, un quiz afin que le lecteur puisse évaluer son niveau de maîtrise des processus qui le composent, permet aux lecteurs de télécharger gratuitement l’ensemble des modèles de documents qu’il contient pour mener une analyse pertinente et cohérente d’un poste de travail ou d’un service.

Bruno Benque
Rédacteur en chef www.cadredesante.com
bruno.benque@gpsante.fr
@bbenk34.