Acheteur en établissement : un négociateur avant tout

mercredi 6 mai 2015, par Franck Le Tendre

A l’heure où les établissements sanitaires sont contraints de réaliser des économies drastiques, il nous semblait opportun de traiter la fonction « achats » dans l’entreprise. Franck Le Tendre nous explique les fonctions des acheteurs, leurs relations avec la Direction financière et quelques dispositions réglementaires du secteur.

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Une étude menée par BlackLine et OpinionWay menée en mars 2015 auprès des Directeurs financiers (CFO) démontrait une évolution inquiétante de leur état de stress et de leur charge de travail : 68% d’entre eux estimaient que leur charge de travail était significativement plus lourde qu’il y a cinq ans. A l’heure où les directions financières sont soumises à des contraintes réglementaires toujours plus nombreuses, elles sont à la recherche d’outils et de méthodes afin de faciliter leur travail au quotidien. La qualité de la collaboration avec les directions achats et la compréhension de la valeur ajoutée de ces dernières par les CFO font partie de ces points susceptibles de rendre leur travail plus aisé.

Le lien étroit qui rapproche les Directeurs des achats (CPO) et les CFO est d’ailleurs beaucoup plus évident qu’il n’y paraît. Dans nombre d’entreprises, le CPO dépend hiérarchiquement du CFO, qui n’a pour l’heure qu’une vision très comptable du métier exercé par le département achats.

Valoriser la performance achats aux yeux du Directeur financier

La valorisation de la performance achats est au cœur des préoccupations des CPO, qui ne demandent qu’à être mieux reconnus par les directions financières, souvent peu au fait des actions menés par les équipes achats et se résumant trop peu souvent à une simple ligne de budget. Il n’est pas rare que les sommes économisées par un département achats grâce à de bonnes relations fournisseurs et un travail quotidien d’optimisation du panel et contrats fournisseurs soit anéanti aux yeux du CFO car ces sommes auront été réaffectées par une autre business unit dans l’entreprise. Par exemple, si un département achat parvient à faire économiser 3 ou 4 millions d’euros sur le budget informatique annuel, mais que la DSI décide d’utiliser cette manne pour d’autres investissements, le CFO n’aura la plupart du temps pas la visibilité sur les actions menées par les achats et les économies réalisées, puisque dans son P&L (Profit and Loss), celles-ci n’apparaissent tout simplement pas.
Il y a là un véritable axe de travail collaboratif à mettre en place pour d’un côté, souligner la performance achats et de l’autre, améliorer la compréhension de leur valeur ajoutée dans une fonction qui en a trop souvent uniquement une vision chiffrée.

Un acheteur n’achète pas, il négocie

L’erreur est souvent de mise dans les murs de nos entreprises : le métier d’un acheteur n’est pas d’acheter, mais de négocier, de trouver les meilleurs fournisseurs, d’obtenir les meilleures conditions possibles pour son entreprise. Les approvisionneurs ont besoin d’un accès permanent aux informations de l’entreprise ne serait-ce que pour pouvoir passer une commande. Le processus de passage et de gestion des commandes est en effet généralement intégré au niveau des départements supply chain et finance au sein de l’entreprise. Le département achats a beau mettre en place des contrats cadre, si ceux-ci ne sont pas répercutés au niveau du processus de commande géré par la finance, ils sont tout simplement inutiles.
Imaginons un instant que les achats parviennent à négocier des conditions plus avantageuses (de prix, de délai de livraison ou de paiement...) lors d’un nouveau contrat passé avec l’un de ses fournisseurs. Si la planification des ressources de l’entreprise (ERP) mise en place au niveau de la finance (qui passe effectivement la commande) n’a pas intégré ces nouvelles informations (cela peut prendre jusqu’à 8 mois dans certains grands groupes à cause d’un processus défaillant ou l’existence de contrats groupe), alors les prochaines commandes seront toujours passées aux anciennes conditions. Il y a là un manque à gagner évident dû au processus du traitement de l’acte d’achat : un enjeu important pour une meilleure collaboration achats-finance, permettant de gagner en efficacité, en performance et en compliance.
Il existe d’ailleurs un indicateur permettant de mesurer l’étendue de ces dysfonctionnements : le taux de couverture d’achats sous contrat, soit le pourcentage des commandes faisant référence à un contrat à jour. Plus ce pourcentage est élevé, plus la fonction achats se retrouve valorisée au niveau du du CFO. C’est un indicateur fiable de la qualité de la collaboration, négligée mais pourtant indispensable, entre SI achats et SI finance.

Faciliter la gestion des risques réglementaires et de dépendance financière

Les CFO doivent évoluer en permanence dans une jungle épaisse de réglementations leur rendant la tâche toujours plus compliquée. Parmi les règles moins médiatisées, on en trouve deux qui peuvent avoir des conséquences dramatiques si le lien avec le SI achats n’est pas suffisamment fort.
En effet, la loi impose que les grands groupes réalisent 30% de leurs achats avec des PME françaises, sous peine de se voir infliger des amendes pouvant facilement atteindre plusieurs millions d’euros. Si le sujet est piloté en interne par le département achats, le besoin d’un échange régulier avec la finance est ici évident. Pourtant trop souvent dans les entreprises, aucune alerte au niveau finance n’existe pour signaler que l’on approche de ce seuil et le CFO n’a pas non plus accès aux informations fournisseurs.
La deuxième est la règle de dépendance financière qui stipule qui si un fournisseur possède plus de 22% de chiffre d’affaires réalisé auprès d’un seul client, le fournisseur peut légalement demander à son client de le racheter. Un risque majeur dans les grands groupes, si SI Achats et Si Finance ne sont pas assez intégrés pour obtenir une vue globale et centralisée des relations et du statut de la relation avec chaque fournisseur.

Ces trois aspects soulignent le besoin d’un SI Achats qui intègre le fournisseur à 360°, permettant de partager plus facilement et rapidement les informations nécessaires au CFO pour piloter efficacement ses pertes et profits ( P&L). Cela passe par la mise en place d’outils pour analyser les dépenses et des systèmes intégrés de pilotage des contrats, de leurs conditions et du traitement des demandes d’achat et des commandes. Avec un processus de paiement mieux maîtrisé et des fournisseurs pouvant être payés plus vite, l’entreprise peut même espérer profiter d’ « early payment discounts » (remises sur le prix pour paiement anticipé). Visibilité et performances améliorées pour les achats, gain en efficacité et en productivité pour la finance, et économies conséquentes pour toute l’entreprise sont à la clé.

Franck Le Tendre
Directeur Général Snyder Trade
www.snydertrade.com


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