Secrétaire à l’hôpital Begin : une dimension pro-active

jeudi 7 décembre 2017, par Olivier Langagne

Les réformes structurelles de l’hôpital, renforcées par la publication de nombreux décrets issus de la Loi du 26 janvier 2016 relative à la Modernisation du Système de santé, ont profondément modifié les organisations hospitalières internes, et à travers elles, la place de l’ensemble des acteurs de santé. Si, pour l’encadrement médico-soignant et les paramédicaux, il est plus aisé de conceptualiser ces changements, qu’en est-il des secrétaires ?

Le secrétaire passe d’un rôle d’exécutant à un rôle de collaborateur

Ce questionnement a fait l’objet d’une réflexion au sein du Pôle « Médecine » de l’Hôpital d’Instruction des Armées BEGIN à Saint Mandé (94) depuis la mise en place des pôles en décembre 2015 sur l’établissement. La fonction de secrétaire a particulièrement évolué ces dernières années. La généralisation de l’informatique, la dématérialisation des dossiers patients, l’utilisation de la dictée numérique par les médecins ont profondément bouleversé le quotidien de ces personnels. Le travail de frappe ne représente plus qu’une infime partie de leur travail. Le secrétaire « exécutant » a laissé la place au secrétaire « collaborateur ». Et cette collaboration est d’autant plus visible du fait de son positionnement, à l’entrée des unités.

Un travail délocalisé permis par les usages de l’informatique

Jusqu’à présent, les secrétaires réalisaient un travail de proximité, au sein de l’unité où ils sont plus particulièrement « affectés ». Aujourd’hui, il se diversifie et tend vers un travail « transversal » en lien avec l’organisation polaire. Le secrétaire n’est plus le secrétaire d’un service et d’un chef de service mais il participe au travail des secrétariats du pôle placés sous l’autorité hiérarchique direct d’un cadre coordonnateur des secrétariats. Cette entraide est facilitée par l’outil informatique avec la possibilité, à distance, de rattraper d’éventuels retards de frappe dans telle ou telle unité en intra-pôle ou inter-pôle, et permet plus globalement un travail délocalisé dans la gestion et la tenue de certains dossiers patients informatisés d’autres spécialités.

Un changement de culture vers le champ médico-économique

Ces réorganisations ont modifié, en profondeur, la posture du secrétaire en le responsabilisant davantage tout en lui permettant de développer de nouvelles capacités d’adaptation et d’harmonisation des pratiques. Elle s’est accompagnée d’un changement de culture, avec l’intégration d’une démarche proactive dans un champ qui jusqu’alors pouvait être considéré comme bien loin de leur cœur de métier : le champ médico-économique. C’est dans cette nouvelle dimension qu’une réflexion a été menée concernant les modalités et le suivi de la facturation des chambres individuelles. Cette thématique représente désormais un enjeu paramédical majeur au regard des objectifs fixés par le Médecin Chef à la Direction des Soins.

Un arbre décisionnel et un tableau de suivi comme support à un test grandeur nature

En conséquence, à travers la Direction des Soins, c’est toute la chaine hiérarchique paramédicale qui est impliquée dans le management à déployer, d’une part, et dans l’accompagnement des secrétaires à soutenir d’autre part. Dans ce contexte, sous l’impulsion du chef de Pôle Médical et du Cadre coordonnateur des secrétariats du pôle médical, des propositions de formalisation d’un mode opératoire « Facturation des chambres individuelles » ont été faites et validées par le Médecin Chef. Au regard de ce mode opératoire, une fiche reflexe, sous la forme d’un arbre décisionnel simple et un tableau de suivi, ont été conçu afin d’aider les secrétaires dans cette nouvelle tâche.

Des résultats médico-économiques probants

Deux secteurs d’activités conventionnelles ont été sélectionnés, du 22 mai au 31 juillet 2017, pour mener le test de ces nouvelles modalités de facturation : l’unité d’endocrinologie-rhumatologie et l’HGE-MIO. Epaulés par leur cadre de santé de proximité, les secrétaires se sont appropriés l’outil au point de le « personnaliser » au regard de la patientèle, des motifs d’hospitalisation, etc. Cette personnalisation a d’ailleurs été un atout notable dans l’amélioration des modalités de facturation et de suivi, le tout dans une dynamique pro-active. Tout au long du test et du suivi, l’augmentation des recettes pressentie s’est confirmée fin juin puis fin juillet, par la communication officielle des résultats faite par le Département Economique de l’établissement. En tenant compte de l’activité, une augmentation des recettes de 50% pour l’endocrinologie-rhumatologie et de 113% pour l’HGE MIO a ainsi été constatée sur la période-test.

A l’issue, cette procédure fut validée et déployée sur l’ensemble des unités de l’hôpital. Ces résultats positifs démontrent les capacités d’adaptation, d’appropriation de la culture du changement de la part des secrétaires qui en deviennent ainsi de véritables acteurs. Ces chiffres prometteurs doivent être, pour l’encadrement, des leviers de valorisation du travail de ce qu’ils sont aujourd’hui : des assistants médico-administratifs.

Olivier Langagne
Cadre de santé Service HGE MIO
Coordonnateur des secrétariats du Pôle médical
Hôpital d’Instruction des Armées Bégin
olivier.lengagne@santarm.fr


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